시간 관리의 기법 - Phase 2

시간 관리의 기법 - Phase 2

2. 타이머로 시간 재기

내가 할 일이 어느 정도 시간이 걸리는지는 어떻게 알 수 있을까요? 상황에 따라서 또는 나이가 들어감에 따라 체감적으로 느끼는 시간은 계속 달라집니다. 같은 한 시간이라도 누가 무엇을 하는가에 따라서 다르고 나이에 따라 또 달라집니다. 그래서 내가 어릴 때 학교를 다닐 때 느꼈던 한 시간과 30~40대가 되어서 느끼는 한 시간은 체감적으로 차이가 있습니다. 이것은 시간이 바뀐 것이 아니라 내가 바뀐 것입니다. 따라서 우리는 평소에 시간을 재고 체감시간에 대한 감을 어느 정도 유지해야 할 필요가 있습니다. 이것을 재미있게 잘해볼 수 있는 방법이 바로 타이머를 활용하는 방법입니다. 요즘 누구나 타이머를 하나씩 가지고 다닙니다. 여러분이 사용하는 스마트폰에도 타이머는 하나씩 다 들어있습니다. 타이머에는 두 가지 기능이 있습니다. 시간을 앞으로 가게 하는 스톱워치 기능과 시간을 거꾸로 가게 하는 타이머 기능입니다. 일단 우리가 쓰는 시간에 대한 감을 잡기 위해 스톱워치 기능부터 사용해 봅니다. 스톱워치를 막상 사용해 보시면 생각보다 무척 재미있습니다. 일단 스톱워치를 가지고 게임을 하듯 가볍게 사용해 봅니다. 우리가 매일 반복하고 있는 것부터 시간을 재봅니다. 밤에 잠을 자고, 매일 출근을 하고 퇴근을 하고 식사를 하는 시간을 재보는 것이죠. 시간을 재는 순서는 먼저 예상을 하고 실제 측정을 하고 예상한 시간과 측정한 시간을 비교하는 3단계로 진행을 합니다. 내가 생각하는 예상시간을 적고 실제로 시간을 재고 예상 시간과 실제 시간을 비교하는 것입니다. 생활의 기본이 되는 내용에 대한 시간이 감이 좀 잡히면 이제 실제 할 일에 대한 시간을 재는 것입니다. 내가 보통 하는 회의 시간은 어느 정도 걸리는지, 이메일을 작성하고 업무상 이동시간은 얼마나 걸리는지, 우리가 일상에서 할 일을 하는 시간을 예상하고 재보고 비교해보는 것입니다. 시간을 재보면 처음 알게 되는 것은 내가 생각하는 시간과 실제 시간이 참 다르다는 것입니다. 그리고 그 시간들 사이에 비어있는 시간이 참 많고 내가 어떤 할 일을 위해서 사용한 시간이 실제로는 더 적은 시간에 가능할 수 있었다는 것을 알게 됩니다. 우리는 이 내용을 가지고 하루에 보는 시간을 종일별로 묶어서 보려고 합니다. 물론 하루 보다는 일주일 또는 한 달 단위로 통계를 내보면 더 좋은 통찰력을 얻게 됩니다. 이렇게 시간 관리에 중요한 것은 단순히 다른 사람의 관리 방법을 배우는 것 보다 직접 자기 자신이 사용하는 시간을 재보면 어떻게 시간을 써야 할 지 스스로 많은 것을 알게 됩니다. 다이어트를 할 때, 운동보다는 식단 조정이 필요한데 좋은 방법중에 하나가 먹는 것을 모두 적는 것이라고 합니다. 마찬가지로 시간도 모두 적어서 눈으로 보면 방법이 보이게 됩니다. 

3. 타임 트랙 작성하기

시간을 재고 점검하는 방법이 많이 있습니다. 그중에 스톱워치를 사용하지 않고 편리하게 다양한 항목에 시간을 재고 통계까지 내어볼 수 있는 타임트랙용 스마트폰 앱들이 많이 나와 있습니다. 측정하고 싶은 항목들을 등록하고 그 행동을 시작할 때와 끝날 때 버튼을 눌러주면 자동으로 통계까지 내주는 프로그램입니다. 일주일 또는 한 달 단위로 내가 평상시에 시간을 어떻게 쓰고 있는지 확인해 볼 수 있는 방법입니다. 스마트폰에 원하는 항목을 설정하고 그것을 실행할 때 버튼을 누르면 스톱워치가 시작되면서 시간을 잴 수 있습니다. 그러면 날짜별로 또는 주간별로 항목마다 실제로 사용한 총 시간이 어느 정도인지 한눈에 볼 수 있고, 원하는 목표대로 시간을 사용했는지 시간에 대한 계획도 세울 수 있습니다. 일정 기간에 사용한 시간에 대해서 항목별로 통계를 내는 것도 가능합니다. 이렇게 실제로 사용하는 시간을 점검하고 알게 되면 자연스럽게 내가 쓰는 시간을 조정하고 싶어집니다. 내가 쓰는 시간에 대한 감이 없는 상태에서 무작정 계획을 세우면 실제로 계획을 오래 진행하지 못하는 경우가 많습니다. 하지만 내가 쓰는 시간의 양을 내가 가늠할 수 있으면 이야기는 달라집니다. 내가 하루를 보내는 시간을 진짜로 예상할 수 있게 되는 것입니다. 그러면 이제 스톱워치보다 타이머를 활용할 때가 된 것입니다. 스톱워치를 사용했던 시간을 보면 효율적으로 줄이고 싶은 부분들이 눈에 보이게 됩니다. 이메일을 쓰거나 자료를 만들거나 다양한 할 일을 하는 시간을 타이머를 가지고 한 번 재보는 것입니다. 처음에는 원래 내가 사용하던 정도의 시간으로 타이머를 맞추고 그 할 일을 해봅니다. 다음은 내가 목표를 한 시간에 가깝도록 타이머 시간을 조금씩 줄여보는 것입니다. 타이머가 돌고 있고 시간이 줄어드는 것이 느껴지면 일을 하다가 중간에 다른 쪽으로 일이 빠지지 않고 현재 하고있는 일을 일단 마무리하는 것에 집중하게 됩니다. 스톱워치를 가지고 시간을 재고 그 시간을 경험으로 타이머를 통해 시간을 제어할 수 있게 됩니다. 이것이 반복되면 꼭 타이머가 없어도 업무를 처리하게 되는 습관도 변하게 됩니다. 

타임 노트

어떤 일은 절차에 순서에 맞춰 해야 하는 일이 있고, 순서 상관없이 개별적으로 실행해도 되는 일이 있습니다. 보통은 이렇게 한 후, 업무별로 프로젝트로 묶어서 일하거나 일을 하는 장소별로 묶기도 하고 다양한 방법을 시도해 볼 수 있습니다. 일반적인 GTD 기법의 가장 기본적인 내용입니다. 하지만 여기까지는 좋습니다. 문제는 이렇게 정리된 일을 실천에 옮기는 것입니다. 할 일을 모으고 액션이 가능한 부분으로 조각을 내고 전체 일의 윤곽을 한눈에 알 수 있다고 해도 하지 않으면 소용이 없습니다. 옛말에 구슬이 서 말이라도 꿰어야 보배다라고 했던 것처럼 세세하게 잘 짜여진 할 일 리스트가 실제 행동으로 이어지지 않는다면 아무 소용이 없습니다. 그래서 구체적으로 할 일을 진행하는 데 꿰어주는 실과 바늘 역할을 해주는 것이 바로 시간 관리입니다. 기존의 GTD 방식이 할 일을 모으고 하기 좋게 쪼개는 데 중점을 두었다면 거기에 하나 더 시간을 부여하는 것입니다. 일을 한다는 것은 시간을 쓴다는 것입니다. 따라서 시간을 어떻게 쓰는가는 일을 어떻게 하는가와 직접적인 연결이 됩니다. 그래서 할 일이에는 반드시 시간을 부여해 주어야 합니다. 각각 예상되는 소요시간을 정해줍니다. 그렇게 되면 5분짜리의 일부터 몇 시간짜리의 일까지 다양하게 존재하게 됩니다. 주로 30분 정도를 기준으로 일을 모아 스케쥴을 만드는 것입니다. 그 하나를 일종의 할 일 블록, 또는 시간 블록이라고 부르도록 하겠습니다. 이렇게 만들어진 블록은 블록별로 스케쥴러에 넣고 일정을 만들면 됩니다. 블록이 쌓여 스케쥴이 되는 원리라고 보면 됩니다. 할 일을 정리할 때 반드시 빠지면 안 되는 것이 예상 소요시간과 일정입니다. 쉽게 말해서 얼마나 걸리고 언제 하는가 하는 것입니다.

회사에서 맡은 일과 개인적으로 많은 일이 우리의 머릿속에 뒤섞여 있습니다. 이 많은 내용을 기억하기 위해 여기저기에 메모를 해두거나 기억하려고 합니다. 하지만 생각과는 다르게 머릿속에 있는 내용이 복잡해질수록 잊어버리는 경우가 많습니다. 그렇다면 어떻게 해야 할까요? 많은 일을 기억하기 위해서는 할 일들을 적어두고 눈으로 보면서 생각하는 것이 좋습니다. 여러분의 머릿속에 있는 많은 일을 GTD INBOX로 모으고 타이머를 활용하여 일의 시간을 조정해보십시오.