시간 관리의 기법 - Phase 1

시간 관리의 기법 - Phase 1

 

시간을 관리하는 기법에 대해 이야기해보고자 합니다. 

1. GTD 쉽게 익히기
시간 관리는 계획보다는 액션이 가능한 할 일을 중심으로 내가 쓰고 있는 실제 시간을 확인하고 그것을 기준으로 점점 내가 원하는 방향으로 시간을 조정해 나가는 것입니다. 시간을 관리하는 것은 그 목적이 있는 것이고, 그 목적을 할 일이라고 한다면 우리는 세 가지를 명심해야 합니다.
어떤 일을 할 것인가?
일하는 시간을 예측할 수 있는가?
주도적으로 사용할 수 있는 시간은 어느 정도 되는지 알고 있는가?

시간 관리를 위한 4가지 단계가 있습니다. 바로 수집, 분석, 정리, 습관.
할 일을 모으는 수집, 그것을 실행이 가능한 투두리스트 형태로 바꾸는 분석, 투두리스트는 스케줄러에 올려 시간을 배분하고 실제로 실행하는 정리 단계를 거치고, 실제 실행을 하면서 여러 번의 정리를 통해 나에게 익숙한 시간 사용 패턴이 습관으로 이어진다는 내용입니다. 할 일을 모으는 수집에 대해 알아보겠습니다.


GTD 방식은 할 일을 정리하는 유명한 방법입니다. 다양한 업무를 하는데 아주 효율적인 방법입니다. 우리가 보통 일을 할 때는 큰 주제의 할 일이 주어지고, 그 일을 중심으로 하위 내용들이 생기게 됩니다. 예를 들어 사업 보고서를 쓴다고 하면 보고서에 대한 주제를 정하고, 시장조사를 하고 자료를 분석한 후에 보고서에 플롯을 짜고 플롯에 맞게 자료를 정렬하고 내용을 작성합니다. 이런 일들이 하나만 있으면 문제가 되지 않겠지만, 회사에서는 여러 가지의 일들이 동시에 진행되어야 합니다. 그래서 적용 가능한 방법이 GTD 방법입니다.  Getting things Done의 약자입니다. 번역하면 일을 끝내다, 일을 해치우다 정도로 해석 가능합니다. 컴퓨터나 스마트폰 앱으로 많이 나와 있고, 워드나 노트로도 활용할 수 있습니다. GTD의 가장 기본은 in box에서 시작합니다. INBOX의 개념은 해야 할 일을 한데 모으는 기본 창고 같은 개념입니다. 앞서 이야기 드린 시간 관리 기술의 수집에 해당하는 내용입니다.

현재 해야 할 일들은 나름의 카테고리가 있습니다.
각 일마다 마감 시간이 있고, 처리할 시간이 있고 때에 따라서는 다른 사람들과 협업이 필요하기도 하고 시간이 급하기도 하고 아니기도 합니다. 이런 다양한 일들을 한꺼번에 머리에 두고 있으면 중요한 일보다는 눈앞에 급한 일을 먼저 처리할 수밖에 없습니다. 그리고 이런 복잡한 내용을 잊지 않으려고 메모를 해두거나 머리에 기억하려고 하면 복잡할수록 잊어버리는 경우가 생깁니다. 생각할 수 있는 능력도 떨어져 생산성도 떨어집니다. 무슨 일이든지 생각을 하고 일을 해야 할 때에는 해야 할 일 또는 생각할 일을 적어두고 눈으로 보면서 생각을 하는 것이 좋습니다.  수학공부를 이야기하면 전자는 암산이라고 할 수 있습니다. 문제와 풀이를 머릿속에 넣고 하는 암산은 그 계산의 한계가 있습니다. 기억과 생각을 동시에 해야 하기 때문입니다. 그래서 일단 머릿속에 있는 것을 꺼내어서 정리하고 눈으로 보면서 생각을 하는 것입니다. 컴퓨터나 노트는 기억하는데 쓰고 머리는 생각하고 의사결정에 사용하도록 합니다. 그래서 제일 처음 하는 것이 in box에 해야 할 일들을 카테고리 구분 없이 모두 넣어두고 일단 머리를 비우는 것입니다. 회사에서 맡은 일과 개인적인 할 일들까지 생각나는 것들을 생각나는 데로 모두 모은 후에 지금부터 생각을 시작하는 것입니다.

GTD 2단계는 할 일 쪼개기라는 것입니다. 우리가 흔히들 할 일이라고 하는 것에 대해 막연하게 생각하는 경향이 있습니다. 우리가 in box에 적은 것들을 잘 보면 할 일 제목을 보자마자 머릿속에 얼마나 시간이 걸리고 어떻게 해야 하는지 머릿속에 바로 생각이 떠오르는 것들이 있고, 어떤 것들은 간단하게 할 일로 적었지만 실제로 그것을 실행하기 위해서는 생각을 좀 해봐야 하는 것들이 있습니다. 다시 말해서 그 일을 하려면 따로 계획을 세워야 하는 것들입니다. 그래서 여러분들이 in box에 적은 내용에는 할 일과 계획이 섞여 있습니다. 할 일은 바로 실행이 가능한 일들이고, 계획은 그 할 일들의 집합체입니다. 할 일보다는 계획이 더 큰 개념입니다. 그리고 계획안에는 여러 개의 할 일이 존재합니다. 계획은 바로 실행으로 옮기기가 쉽지 않습니다 계획은 완성하는 데까지 필요한 절차나 순서들이 그 안에 생략되어 있기 때문입니다. 그래서 무엇인가를 해야 할 일을 적어두고 엄두가 안 나거나 손이 안 가서 메모만 해두고 실행에 옮기지 못하는 경우를 종종 보게 됩니다. 연초에 다양한 계획을 세우고도 쉽게 작심삼일이 되고 마는 이유도 바로 여기에 있습니다. 그래서 계획을 실행 가능한 할 일로 쪼개는 일은 매우 중요합니다. 방금 이야기 드린 대로 할 일들이 제대로 실행이 안 되는 이유는 바로 할 일과 계획을 구분하지 않고 일을 시작하기 때문입니다. 다시 말해서 우리가 적는 할 일이 모두가 바로 액션을 취할 수 있는 할 일이 아니라는 것입니다. 우리는 이 할 일의 list를 바로 액션을 취할 수 있는 내용으로 바꿔주어야 합니다. 그것이 바로 할 일 쪼개기입니다. 계획을 행동으로 바꾸는 작업입니다. 간단한 예를 들어보겠습니다. 

내일 소풍을 가야 해서 김밥을 만들어야 한다고 생각해보겠습니다. 김밥 만들기는 하나처럼 보이지만 하나의 할 일이 아닙니다. 이 안에는 여러 가지 일 들이 포함되어 있습니다. 그래서 우리는 김밥을 만들기 위한 계획안에 다양한 할 일 리스트를 만들 수 있습니다. 마트에 가서 장보기, 재료 다듬기, 계란 지단 부치기, 고기 볶기, 채소 길게 썰기, 밥하기, 김밥 말기, 도시락 담기, 설거지하기, 쓰레기 버리기. 이렇게 쪼개는 일도 사실은 하나의 일처럼 보이지만 꼭 그렇지만은 않습니다. 장을 보려면 쇼핑리스트를 만들고 또 마트에 가서 장을 볼지 인터넷으로 주문을 할지에 따라 할 일이 달라집니다. 회사 일도 마찬가지입니다. 거래처에 답변 메일을 보내거나, 부재중에 온 거래처에 전화하는 것도 하나의 할 일이지만 사업계획서를 작성하거나 보고서를 작성하는 것도 하나의 할 일로 생각한다는 것입니다. 그래서 해야 할 일들이 간단해 보이지만 그 안에는 많은 할 일들이 존재하는 경우가 많습니다. 이런 계획들은 내용만 보고 바로 진행하기가 어렵습니다. 일을 하다 보면 엄두가 나는 일이 있습니다. 대체 이 일을 어떻게 시작해야 할 지, 또는 어디서부터 시작해야 할 지 감이 안 오는 경우가 있습니다. 이유는 둘 중의 하나입니다. 하나는 그 일에 대한 경험이 부족하거나 또 하나는 그 일을 급하게 통째로 삼키려고 하기 때문입니다. 일단 어떤 일이든 한입에 먹을 수 있는 크기로 자르고 분해해야 합니다. 한 번에 할 수 있는 크기로 자르고 보면 어려운 일도 쉽게 느껴지는 경우가 많이 있습니다 일을 쪼개고 나면 그 일의 전체가 보이게 되기 때문입니다. 이것을 두고 옛날에는 일머리를 잡는다고 이야기를 했습니다. 엉킨 실타래의 시작을 찾는 작업이지요. 그 일에 대해서 전에 해본 경험이 많은 사람일수록 쪼개는 조각들을 더 많이 알고 있을 것입니다. 그 조각 하나하나가 결국 경험이 됩니다. 조각이 많을수록 디테일이 좋은 것입니다. 그렇다고 무조건 잘게 많이 쪼갠다고 좋은 것은 아닙니다. 일마다 그 쪼개는 정도가 다를 것입니다. 한 번에 해낼 수 있는 것으로 쪼개는 것이 좋습니다. 

할 일에 대해서 잘 모르고 익숙하지 않으면 더 여러 번 쪼개야 하고, 능숙해지고 경험이 자주 생기면 그만큼 적게 일을 쪼개도 무리 없이 일들이 진행됩니다.