업무는 소개부터가 시작이다 - Phase 2

업무는 소개부터가 시작이다

1. 업무 소개 잘하기

사장이나 임원들 경영진들이 현장에 돌아다니는 경우가 점점 많아지고 있습니다. 이때 갑자기 뭘 하는지 질문을 하는데 제대로 대답을 못 하고 우물쭈물하다가 혼나거나 미운털이 박히는 경우가 있습니다. 질문을 한 윗사람이 지나가고 나서야 머리가 정리되어 '아,, 이렇게 말을 해야 했는데.  자기 머리를 쥐어박고 후회를 하지만 이미 버스는 떠나가고 손 흔드는 겨입니다. 자신이 하는 일을 정확히 알고 남에게 잘 소개하는 것이 업무의 출발점입니다. 

공식적인 보고 자리에서 문서로 잘 보고하는 것도 물론 중요하지만, 어느 순간에도 그것을 요령 있게 전달해야 합니다. 그래야 자기가 하는 일을 확실히 이해하고 있다는 것을 위 사람에게 어필할 수 있습니다. 그럼, 자신이 하는 일을 어떻게 정리하여 전달하면 좋을까요? 그냥 생각나는 대로 전달하면 실패합니다. 전달 방법이 있습니다. 업무 주제, 목적, 목표 수준, 활동 내용 4가지 요소로 구도화 하여 문장으로 만들고 암기해야 합니다. 목적은 회사의 비전이나 전략과 연계성을 나타내며 자기 업무의 가치를 제공하는 것입니다. 목표는 업무에 대해서 측정할 수 있도록 계량화하는 것이며 방안은 업무 내용을 구체화하는 것입니다. 업무 내용과 목적, 목표 수준, 방법을 항목별로 정리한 다음에 이를 문장화 해야 합니다. 여기서 목적은 회사의 전략과 연계하거나 경영 측의 경영 방침과 연결하는 것이 좋습니다. 그래야 관심을 받을 수 있습니다. 목표 수준은 계량화하고 측정 가능해야 합니다. 방법은 주요한 업무 3가지를 나열하면 됩니다. 여기서 중요한 것은 문장화한 다음에 이를 암기하고 자연스럽게 말하는 것처럼 연습을 해야 합니다. 상사에게 자기 업무를 소개하는데 자연스럽지 못하고 더듬더듬 하며 경직되어 말한다면 아마도 자신감이 없다고 생각할 것입니다. 하나의 예를 들어보겠습니다. 

4가지 구성요소를 추출해서 이를 문장화해 보겠습니다. 지금 수행하는 프로젝트는 제품 창고 공간의 효율적인 활용 방안 수립입니다. 이 프로젝트 추진 목적은 자산 활용의 극대화로 투자 최소화 또는 비용 절감이며 목표는 현재 대비 1.5배 적재 공간 창출입니다. 이를 달성하기 위하여 3가지 방법을 수행하고 있는데, 첫째는 2단 적재 증대이고, 둘째는 선입 선출에 의한 사장 공간 최소화이며 셋째는 물류 팀과 공동으로 포장 최소화 방안을 마련하는 것입니다. 반듯이 업무 내용, 목적, 목표 수준, 방법으로 전개할 필요는 없습니다. 목적과 업무 내용, 목표 수준, 방법으로 문장화해서 말해도 상관이 없고 오히려 더 자연스러울 수도 있습니다. C-Box 높이를 작게 만들면, 고객사 불만이 해소되며, 재처리비용을 줄일 수 있으며 새로운 고객창출을 통해 회사 이익에 이바지할 수 있습니다. 그래서 올해 제가 담당하는 업무는 열간압연 시 발생하는 결함인 C-Box를 개선하는 것입니다. 본 프로젝트의 목표는 C-Box 높이를 고객사 요구 수준인 현 수준 대비 14mm를 줄이는 것입니다. 구체적인 방법은 열간압연 시 장력, 압하력, 로트의 냉각성능을 분석하여, 최적의 공정조건을 도출함으로써 해결해 나가고 있습니다.

이번에는 순서가 업무 주제, 목표 수준, 방법, 목적으로 했습니다. 현재 시행하고 있는 업무는 고객인 조합에 제공하는 서비스를 조금 더 전문화 및 체계화하여 컨설팅업무를 구체화하는 것입니다. 중앙회의 여유 자금 예치 목표를 상반기 기준 70%에서 하반기 기준 100% 달성을 목표로 하고 있습니다. 이를 달성하기 위해 첫 번째는 조합의 성향에 맞는 채널분류로 금융상품, 세금 등 컨설팅 업무를 전문화하고자 합니다. 두 번째는 고객 여수신 자금에 대한 만기구조를 사전 집중적으로 파악함으로써 현재를 넘어 미래에도 계속 거래할 수 있는 관계로 만들고자 합니다. 세 번째는 예탁금 만기 일자 별로 유선, 이메일, SMS 등의 수단으로 조합별 알림 기능을 밀착화시켜서 조합과의 상시 관계를 지속화하겠습니다. 고객 만족에 중점을 두어 서비스를 두어 조합에 믿음을 제공하고 여유 자금의 효율적, 전문적 관리를 하여 최종적으로는 중앙회의 목표달성에 이바지하고자 합니다. 
이처럼 자기가 가장 자연스럽게 말할 수 있는 방법으로 배치하는 것이 좋습니다. 

2. 체계적으로 실행하기

성과를 내려면 실행해야 할 항목을 잘 뽑아서 일정 계획을 수립하고 차근차근 수행하여야 합니다. 그럼, 어떻게 하면 실행 항목을 잘 추출할 수 있을까요? 실행항목을 세계적으로 추출하는 기법으로 A+3C가 있습니다. 

A는 Action입니다. 나 또는 우리 팀이 직접 실행하는 활동입니다. 
3C는 Control, Commitment, Communication입니다. Control은 나의 통제 부분이 계획대로 움직이는지 확인하는 활동입니다. Commitment는 상사의 지원을 유지하거나 획득하는 활동입니다. Communication은 동료나 주변 사람의 협조를 받거나 정보를 주는 활동입니다. 업무 계획을 수립할 때 Action이나 Control 활동은 잘 수립합니다. 그런데 Commitment와 Communication은 잘 수립하지 않습니다. Action이나 Control은 자력 활동입니다. 무슨 말인가 하면, 내가 통제할 수 있는 항목이라는 것입니다. 계획이 다소 변경되어도 내가 스스로 결정할 수 있으므로 변경할 수 있습니다. 그런데 Commitment나 Communication 활동은 다른 사람의 도움이 필요한 활동입니다. 다른 사람의 도움이란, 당신이 통제하기가 어렵다는 것입니다. 상사에게 보고하기로 했는데 임의로 날짜를 변경할 수 있습니까? 매우 힘듭니다. 다른 부서와 미팅을 하기로 하고 전날 통보한다면 다른 부서 사람들이 참석할 수 있을까요? 아마 곤란한 상황이 될 것입니다. 

당연히 참석률이 저조하겠지요. 다른 사람의 도움을 받으려면 사전에 계획이 잘 짜여 있어야 합니다. 그래야 도움을 받을 수 있습니다. 몸으로 비유하면 Action은 몸통, 즉 Body이고 Control은 다리라고 보면 됩니다. Commitment는 두뇌인 머리라고 보면 되고 Communication 활동은 팔입니다. 

휴가를 가는 직장인이라면 어떻게 해야 할까요? 첫 번째는 혼자 해야 할 Action으로 필요 사항 전체 리스트, 여행 관련 전체 스케쥴, 숙소 예약, 렌터카 예약, 업무 인수인계서 작성입니다. 두 번째는 부하 직원이나 대행업체를 관리하는 Control 활동으로 본인 부재 시 업무 대행자 지정, 업무 인수인계, 부하 직원 점검, 여행에 대한 사항 확인 등입니다. 세 번째는 상사나 가족들과 관련된 Commitment 활동으로 상사에게 휴가 보고, 인수인계서 보고, 남아 있는 업무에 대한 보고, 가족에게 여행 계획 보고입니다. 네 번째는 다른 부서나 다른 업체와 관련된 Communication 활동으로 상대방 회사에 대해서 휴가 통지와 업무 연락처 통보입니다. 물론, 이 4가지 내용이 순차적으로 이루어지는 것이 아니라 4가지 관점에서 생각하여 실행해야 할 항목을 뽑는다는 것을 명심해야 합니다. 

3. 적극적으로 실행하기 

적극적으로 실행하는 것과 관련된 사례를 살펴보겠습니다. 어느 회사의 총무과장이 담벼락을 흐뭇한 미소로 바라보고 있습니다. 그 담벼락에는 높이는 약 3m가 약간 넘고 길이는 약 15m 되는 담쟁이 넝쿨이 있었습니다. 그는 이 담벼락이 자기가 회사에 남겨놓은 작품이라며 아주 흐뭇합니다. 하지만 다른 사람이 보았을 때 잘 가꾸어졌지만 대단해 보이지 않았습니다. 그런데 자세히 보니 하나 특이한 것은 곳곳에 아주 많은 테이프가 발견되었습니다. 궁금하여 그 테이프가 무엇인가 하고 물어보자 빙그레 웃으면서 그것이 자기가 자랑스럽게 생각하는 것이라고 합니다. 사원 시절에 상사로부터 이 담에 담쟁이를 심고 잘 가꾸라는 지시를 받았답니다. 처음에는 담쟁이 넝쿨이 문제가 없었는데 자꾸 떨어지고 제대로 성장이 안 되었다고 합니다. 노력이 되어도 안 되었답니다. 이를 본 상사가 도저히 안 되겠다고 생각하고 담쟁이 넝쿨을 집어치우고 벽화를 그리는 것을 고려했다고 합니다. 그러자 과장이 상사에게 어느 정도 시간을 달라고 간곡히 요청했다고 합니다. 허락을 받은 과장은 수시로 여기에 들러서 담에 붙지 않고 떨어지는 넝쿨 줄기를 하나하나 테이프로 붙였다고 합니다. 그 붙인 테이프가 얼핏 보아도 수백 개는 되어 보였습니다. 이러한 수년간의 노력으로 지금은 자랑하는 작품이 되었다는 설명이었습니다. 회사에서도 포기한 것을 스스로 각고의 노력으로 해낸 것을 보고 참 대단하다는 생각이 들었습니다. 그 이후에 과장은 이 성공으로 인해 회사에서 인정도 받았고, 그래서 매사에 적극적으로 업무를 수행한다고 합니다. 

또 다른 이야기가 있습니다. 신발 회사에서 시장 조사를 하러 2명의 직원을 따로따로 같은 장소에 출장을 보냈습니다. 며칠 후에 두 명은 각자 팀장에게 메일을 보냈습니다. a 직원이 보낸 메일에는 가능성이 0%입니다. 이곳에서는 아무도 신발을 신지 않습니다. 고객이 없습니다. 괜히 헛수고했습니다.라고 되어 있었습니다. b 직원이 보낸 메일에는 가능성이 100%입니다. 이곳은 신발이 하나도 없어 못 신고 있습니다. 고객은 무궁무진한데 경쟁사는 없습니다. 시장을 선점할 수 있습니다. 여러분은 어느 쪽입니까? 꾸준한 행동은 성과를 낼 수 있습니다. 회사도 포기하는 것을 개인이 도전하여 꾸준히 하면 좋은 결과를 만들 수 있습니다. 포기는 있을 수 있습니다. 그러나 지레짐작의 포기는 무의미하다는 것을 알아야 합니다. 적극적인 행동은 포기한 사람의 마음도 되돌릴 수 있는 에너지를 가지고 있습니다. 적극적인 사고는 매사에 긍정적인 사고를 가지고 있으며 이러한 것을 솔선수범하는 태도나 행동을 통하여 보임으로써 다른 사람의 모범이 될 수 있는 역량입니다. 이를 개괄하려면 두 가지 관점을 가져야 합니다. 첫째는 긍정적인 사고입니다. 긍정적인 사고를 하는 행동으로는 새로운 책임이나 변화에 긍정적으로 반응합니다. 적극적으로 변화를 체계적으로 수용하고, 좋지 않은 상황에서도 긍정적인 태도를 유지합니다. 둘째는 솔선수범입니다. 솔선수범하는 것으로는 문제의 긍정적인 측면을 찾아내어 적극적으로 대응하고 긍정적이고 적극적인 사고를 수용하고 실천합니다. 타인에게 행동 모델이 될 수 있도록 보여주는 것입니다.